Makalah terlengkap dan terupdate makalahku10 - Unduh Makalah Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Simak selengkapnya Makalah Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Unduh juga Makalah Lapangan Panas Bumi Dieng
Unduh juga Makalah Ilmu Kalam menurut H. M. Rasyidi dan Harun Nasution

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tidak banyak orang yang mengetahui betapa pentingnya serta luasnya aktivitas pekerjaan kantor atau banyak di bilang pekerjaan yang berkaitan dengan kertas pada zaman yang modern ini. Pekerjaan kantor makin lama makin berkembang dan menonjol, karena hal tersebut merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah organisasi/perkantoran. Pekerjaan kantor merupakan kelompok pekerjaan penting yang sama dengan para pekerja yang berkecimpung dalam bidang pertanian, pertambangan, produksi, penjualan, pembangunan dan transportasi.

Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan pekerjaan kantor itu, serta apa saja ciri, macam dan peran dan fungsinya maka kami akan membahasnya dalam makalah ini.

2.1 Rumusan masalah

1. Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor?

2. Apa saja fungsi dan peranan pekerjaan kantor?

3. Apa saja macam-macam pekerjaan kantor?

4. Apa saja ruang lingkup manajemen perkantoran?

3.1 Tujuan penulisan

1. Untuk mengetahui apa itu pekerjaan kantor

2. Untuk mengetahui fungsi dan peranan pekerjaan kantor

3. Untuk mengetahui macam-macam pekerjaan kantor

4. Untuk mengetahui apa saja ruang lingkup dari manajemen perkantoran

4.1 Manfaat Penulisan

1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan pembelajaran dan pengetahuan ilmu khususnya mengenai pekerjaan kantor.

2. Bagi Mahasiswi, bisa membantu mahasiswi mengetahui materi yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

1.1 Pengertian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif). Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan.Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:

“Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis for manajerial control.”

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan).

William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut :

“Office work is concerned primarily with the record of the enterprise-making records, using records, and preserving them for future reference. These records may be the history of transactions of enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, by orders, by inventories, by plans and schedules, by reports, and by written and printed memorandums of all kids.”

(Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak).

2.1 Fungsi dan Peran Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan mempunyai kata dasar “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

3.1 Macam – Macam Pekerjaan Kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :

1. Receiving, dispatching, and shipping orders.

2. Billing.

3. Correspondence, dictation, typing.

4. Filing.

5. Passing credit and collecting outstanding accounts.

6. Handling, distributing, and dispatching mail.

7. Duplicating and addressing work.

8. Miscellaneous, such as telephone, reciving visitors, messenger service.

9. Special tasks. Objectives: simplication of system; eliminaton of unnecessary work.

10. Making record ( noting down desired data).

11. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

12. Membuat rekening.

13. Surat - menyurat, mendikte, mengetik.

14. Menyimpan warkat.

15. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan - perhitingan yang belum diselesaikan.

16. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

17. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

18. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

19. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

Baca dan Unduh Makalah Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran [ DISINI ]